Personvernerklæring – Stiftelsen Tryggere

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Stiftelsen Tryggere samler inn, bruker, deler, oppbevarer og sletter personopplysninger.

Stiftelsen Tryggere, organisasjonsnummer 912425738, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Daglig leder har det daglige ansvaret for oppfølgingen av personvernarbeidet.

Nettsidene våre

Når du besøker tryggere.no eller kurs.tryggere.no, kan det behandles tekniske opplysninger knyttet til bruken av nettsidene. Dedia AS er leverandør for utvikling og drift av nettsidene og kursportalen. Vi bruker Google Analytics for å få statistikk om hvordan nettsidene brukes og for å kunne forbedre innhold og brukeropplevelse. Analyse skjer bare etter at du har samtykket til analyse- og statistikkcookies gjennom samtykkeløsningen på nettstedet.

Informasjonskapsler (cookies)

Stiftelsen Tryggere bruker informasjonskapsler og lignende teknologier på nettsidene våre. Informasjonskapsler som er strengt nødvendige for at nettstedet skal fungere, kan brukes uten samtykke. Andre informasjonskapsler, for eksempel til statistikk og analyse, brukes bare etter at du har gitt samtykke gjennom samtykkeløsningen. Du kan velge å godta eller avslå slike informasjonskapsler og kan senere endre eller trekke tilbake samtykket.

E-post og telefon

Stiftelsen Tryggere benytter e-post og telefon i det daglige arbeidet.

Dersom du ringer oss, kan telefonnummer, tidspunkt og samtalens varighet fremgå av vår telefonlogg. Telefonloggen gjennomgås og slettes jevnlig når opplysningene ikke lenger er nødvendige.

Stiftelsen Tryggeres medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster kan bli overført til kollegaer.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post. Dersom en bruker likevel sender sensitive eller fortrolige opplysninger på e-post, vurderer vi om opplysningene krever oppfølging. Relevante og nødvendige opplysninger journalføres, og e-posten slettes når den ikke lenger har et selvstendig formål. E-post brukes ikke som permanent lagringssted eller parallell journal.

Nyhetsbrev

Dersom du melder deg på nyhetsbrevet vårt, behandler vi e-postadressen din for å kunne sende nyhetsbrev. Behandlingen er basert på samtykke. Du kan når som helst melde deg av.

Mailchimp brukes som leverandør for utsendelse av nyhetsbrev.

Henvendelser, påmelding og venteliste til samtaletilbudet

Stiftelsen Tryggere fører statistikk over henvendelser til samtaletilbudet. Statistikken kan inneholde dato, kontaktkanal, kjønn dersom dette oppgis, alder eller aldersgruppe dersom dette oppgis, bostedskommune dersom dette oppgis, og en kort beskrivelse av hva henvendelsen gjaldt. Navn, telefonnummer, e-postadresse eller andre direkte identifikatorer registreres ikke i denne statistikken. Det registreres heller ikke detaljerte opplysninger om fortrolige forhold.

Når en person ønsker å melde seg på samtaletilbudet, gjennomføres en telefonsamtale for å vurdere om personen er i målgruppen.

Dersom personen settes på venteliste, registreres som hovedregel bare navn, telefonnummer, dato for påmelding og nødvendig administrativ status. Ventelisten ligger i en løsning som er godkjent av Stiftelsen Tryggere og med tilgang begrenset til medarbeidere med tjenstlig behov.

Dersom personen takker nei til samtaler, slettes kontaktopplysningene. Dersom personen takker ja, registreres nødvendige opplysninger i systemet for den videre oppfølgingen. Oppføringen på ventelisten slettes når den ikke lenger er nødvendig.

Veiledningssamtaler

For å administrere og gjennomføre samtaletilbudet, behandler vi nødvendige opplysninger om brukeren, blant annet navn, telefonnummer og e-postadresse, fødselsdato og adresse når dette er nødvendig, for eksempel for fakturering. Med behandling av opplysninger mener vi at Stiftelsen Tryggere kan registrere, lagre og bruke opplysningene i journalen og i faglige vurderinger.

Veilederen fører et faglig journalnotat etter hver samtale, som føres enten på papir eller elektronisk (heretter «journal»). Journalen brukes for å sikre kontinuitet og faglig forsvarlig oppfølging og nødvendige vurderinger gjennom samtaleforløpet. Det registreres bare opplysninger som er relevante og nødvendige for disse formålene.

For de vanlige personopplysningene som er nødvendige for å kunne tilby og administrere samtaletilbudet, er behandlingsgrunnlaget at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre avtalen om samtaletilbud.

I samtalene kan det komme frem opplysninger om fysisk eller psykisk helse. Slike opplysninger registreres bare når de har konkret betydning for en faglig forsvarlig oppfølging. Dette kan for eksempel gjelde opplysninger om medisinbruk som har betydning for følelsesregulering. Opplysninger om blant annet religion, etnisk bakgrunn, seksuelle forhold eller seksuell orientering journalføres som hovedregel ikke. Dersom en slik opplysning i et særskilt tilfelle har konkret betydning for samtaletilbudet, kan den registreres når dette er nødvendig. Behandlingen av slike særlige kategorier personopplysninger er basert på uttrykkelig samtykke fra brukeren.

Samtaletilbudet innebærer at vi kan snakke om utagering og eventuelt vold. Det kan derfor være nødvendig å registrere opplysninger om blant annet konkrete og tidligere hendelser som har betydning for samtaletilbudet. Opplysningene brukes for å følge opp samtaleforløpet og arbeide med endring av utagerende atferd. Det registreres ikke opplysninger om forhold som ikke har betydning for samtaletilbudet. Stiftelsen Tryggere innhenter et særskilt uttrykkelig samtykke til at opplysningene kan registreres og brukes i samtaletilbudet, i hht. personopplysningsloven og GDPR.

Som en del av samtaletilbudet vurderer Stiftelsen Tryggere risiko for ny utagering eller vold. Når det er faglig relevant, kan strukturerte risikovurderingsverktøy som B-SAFER eller SAVRY benyttes. Risikovurderingen inngår i den faglige oppfølgingen av brukeren og arbeidet med å ivareta sikkerhet.

Partnerkontakt

For brukere som er i et parforhold, inngår mulighet for partnerkontakt som en del av samtaletilbudet. Partnerkontakt er frivillig for partneren. Brukeren kan gi partneren kontaktinformasjonen til veilederen, og partneren tar selv kontakt dersom partnerkontakt ønskes. Formålet med partnerkontakten er å gi partneren informasjon om samtaletilbudet, gi anledning til å stille spørsmål og gi mulighet til å formidle opplysninger som kan være relevante for samtaletilbudet.

Opplysninger partneren gir som er relevante og nødvendige, kan inngå i Stiftelsen Tryggeres faglige oppfølging og nødvendige vurderinger. Partnerkontakten dokumenteres separat fra brukerens ordinære løpende journal.

Partneren får informasjon om hvordan egne personopplysninger behandles og kan når som helst si at vedkommende ikke ønsker videre kontakt.

Partnerens kontaktopplysninger slettes når de ikke lenger er nødvendige for partnerkontakten. Faglige opplysninger som er nødvendige for dokumentasjon av oppfølging eller vurderinger, kan oppbevares etter samme hovedregel som annen faglig dokumentasjon.

Signerte avtaler og notater fra samtalene makuleres 3 år etter at bruker har avsluttet veiledningen hos oss. 

Informasjonsdeling med «henvisende» og samarbeidende instanser

Stiftelsen Tryggere kan samarbeide med offentlige eller private instanser som «henviser» brukere, finansierer et tiltak eller deltar i oppfølgingen av brukeren, for eksempel Konfliktrådet, friomsorgen og barneverntjenesten.

Opplysninger deles bare når det foreligger et rettslig grunnlag for delingen. Med rettslig grunnlag menes at det finnes en lovlig grunn til å dele opplysningene. For Stiftelsen Tryggere kan dette for eksempel være:

  • at brukeren har gitt et gyldig samtykke til den konkrete informasjonsdelingen
  • at Stiftelsen Tryggere eller veilederen har en lovbestemt plikt til å gi opplysninger, for eksempel meldeplikt til barneverntjenesten når vilkårene er oppfylt
  • at avvergeplikten etter straffeloven § 196 gjør det nødvendig å gi opplysninger for å avverge en alvorlig straffbar handling
  • at annen lovgivning gir en konkret adgang eller plikt til å dele opplysninger.

Det skal ikke deles flere opplysninger enn det som er nødvendig for det konkrete formålet. At en instans har henvist brukeren eller finansierer samtaletilbudet, gir ikke i seg selv tilgang til brukerens journal eller innholdet i samtalene.

Hvem har tilgang til journal og brukeropplysninger?

Stiftelsen Tryggere bruker PsykBase, levert av Aspit AS, som elektronisk journalsystem. De notatene og dokumentene som føres på papir, oppbevares i arkivskap. Journalen er som hovedregel tilgjengelig for brukerens veileder. Daglig leder og nestleder kan få tilgang når dette er nødvendig for faglig veiledning, kvalitetssikring, nødvendig ledelsesoppfølging eller annet konkret tjenstlig behov. 

Oppbevaring og sletting

Journaler og tilhørende faglig dokumentasjon oppbevares som hovedregel i tre år etter at samtaleforløpet er avsluttet. Perioden er valgt fordi enkelte brukere gjenopptar samtaler innenfor denne perioden, og tidligere opplysninger i slike tilfeller kan være nødvendige for kontinuitet, faglig forsvarlig oppfølging og nødvendige vurderinger.

Ved utløpet av perioden slettes eller makuleres dokumentasjonen, med mindre det foreligger et særskilt rettslig grunnlag for videre oppbevaring. Avtaler og samtykkeerklæringer oppbevares som hovedregel i samme periode.

Andre personopplysninger slettes når formålet med behandlingen ikke lenger består, med mindre lovgivningen krever eller tillater videre oppbevaring.

Videosamtaler

Stiftelsen Tryggere tilbyr veiledningssamtaler via video. Vi benytter tekniske løsninger som følger Direktoratet for e-helse sine krav til bruk av videokonsultasjon. Det medfører blant annet at videosamtaler er beskyttet med kryptering slik at informasjon ikke kommer på avveie. En videosamtale med en av våre veiledere er derfor like sikker og privat som om du hadde snakket med veilederen på hans eller hennes kontor. Videosamtalene blir ikke tatt opp og lagret. Veilederen vil notere relevant informasjon fra samtalen på lik linje som veilederen ville ha gjort om samtalen foregikk på veilederens kontor.

Nettbasert kursportal

Når en bruker oppretter profil og kjøper et kurs på kurs.tryggere.no, behandler vi opplysninger som er nødvendige for å opprette og administrere brukerkontoen, levere kurset, registrere bestillinger, håndtere betaling og fakturering og kommunisere med brukeren.

Behandlingsgrunnlaget er basert på samtykke og er nødvendig for å gjennomføre avtalen med brukeren.

Dedia AS er leverandør for utvikling og drift av kursportalen.

Opplysninger som kreves etter regnskaps- eller bokføringsreglene, kan måtte oppbevares etter at kunden har avsluttet kontoen.

Kurs, foredrag og arrangementer

Når du melder deg på et kurs eller arrangement eller bestiller et foredrag, behandler vi nødvendige opplysninger som navn og kontaktinformasjon.

Formålet er å administrere bestillingen eller påmeldingen, kommunisere med deltaker, gjennomføre arrangementet og håndtere betaling og fakturering. Behandlingsgrunnlaget vil normalt være at opplysningene er nødvendige for å inngå eller oppfylle en avtale.

For enkelte kurs og arrangementer bruker vi CheckIn som påmeldingssystem.

Opplysninger som må oppbevares på grunn av regnskaps- og bokføringsreglene, beholdes i den perioden lovgivningen krever.

Regnskap og revisjon

Stiftelsen Tryggere behandler nødvendige personopplysninger i forbindelse med fakturering, regnskapsføring og revisjon.

Vårt regnskap blir ført av Flexi AS og revidert av Trans Revisjon AS. Vi benytter Tripletex regnskapssystem. Regnskapsfører og revisor har tilgang til fakturaer og andre regnskapsbilag. På fakturaene fremkommer navn, adresse samt antall samtaler eller hvilket kurs eller foredrag det gjelder. Innhold eller tema for samtalene fremkommer ikke. Regnskapsmateriale oppbevares så lenge dette er pålagt etter bokføringsregelverket. 

Opplysninger om ansatte og tilknyttede

Stiftelsen Tryggere behandler nødvendige personopplysninger om ansatte og andre tilknyttede for blant annet lønn og honorar, arbeidsforhold og personaladministrasjon, skatt og rapportering til offentlige myndigheter, pensjon og forsikring og nødvendig tilrettelegging og oppfølging av arbeidsforholdet.

Behandlingen skjer på grunnlag av arbeidsavtalen og Stiftelsen Tryggeres rettslige plikter som arbeidsgiver.

Leverandører

Stiftelsen Tryggere bruker eksterne leverandører og samarbeidspartnere når dette er nødvendig for å drive virksomheten. Når en leverandør behandler personopplysninger på våre vegne, inngår vi databehandleravtale. Sentrale systemer og leverandører er blant annet:

  • Aspit AS / PsykBase – elektronisk journalsystem
  • Microsoft 365 – e-post, dokumentlagring og samarbeidsverktøy
  • Dedia AS – nettsider og kursportal
  • Google Analytics – nettstatistikk etter samtykke
  • Mailchimp – nyhetsbrev
  • CheckIn – påmelding til enkelte kurs og arrangementer
  • Tripletex – regnskapssystem
  • Flexi AS – regnskapsfører
  • Trans Revisjon AS – revisor

Opplysninger utleveres ellers bare når det finnes et rettslig grunnlag eller en lovbestemt plikt til dette.

Rettigheter

Hvis Stiftelsen Tryggere behandler personopplysninger om deg, kan du etter personvernregelverket blant annet ha rett til:

  • informasjon om hvordan opplysningene brukes
  • innsyn i opplysningene dine
  • retting av uriktige opplysninger
  • sletting når vilkårene for dette er oppfylt
  • begrensning av behandlingen
  • å protestere mot enkelte behandlinger
  • å trekke tilbake et samtykke.

Rettighetene gjelder ikke absolutt i alle situasjoner. Det finnes blant annet begrensninger der innsyn eller utlevering kan krenke andre personers rettigheter.

Du kan kontakte Stiftelsen Tryggere dersom du ønsker å bruke rettighetene dine. 

Kontaktinformasjon

Stiftelsen Tryggere
Organisasjonsnummer 912425738
E-post: post@tryggere.no
Telefon: 23230510
Postadresse: Stiftelsen Tryggere, Jordal Terrasse 8, 0658 Oslo

Skroll til toppen